Administration

Dieser Bereich ist für Administratoren gedacht. Welche Funktionen ihr im Tab Verwaltung seht, hängt von euren Berechtigungen ab.

Berechtigungen

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben. Jede Gruppe kann verschiedene Rechte haben:

Berechtigung	Was ihr damit könnt
Mitarbeiter einladen	Neue Benutzer einladen, Branding-Bild hochladen, Speicherplatz sehen
Gruppen verwalten	Gruppen erstellen, bearbeiten, Mitglieder verwalten
News erstellen	Blog- und News-Beiträge verfassen
Events verwalten	Veranstaltungen erstellen, bearbeiten, löschen
Downloads verwalten	Ordner und Dokumente verwalten
Meldungen verwalten	Meldungsvorlagen erstellen, eingegangene Meldungen von Mitarbeitern bearbeiten und Status ändern
Nachrichten verfassen	Nachrichten an frei gewählte Gruppen oder einzelne Benutzer senden, Umfragen erstellen
Announcements verwalten	Ankündigungen erstellen, die als Banner auf der Startseite erscheinen
Aufgaben zuweisen	Aufgaben erstellen und Mitarbeitern zuweisen

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Benutzer einladen

1. Öffnet Verwaltung → Benutzer einladen.
2. Gebt eine E-Mail-Adresse ein und tippt auf Hinzufügen (wiederholt das für weitere Adressen).
3. Tippt auf Einladungen senden.

Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit Registrierungslink. Bereits registrierte Adressen werden automatisch erkannt.

Gruppen verwalten

Unter Verwaltung → Gruppen verwalten seht ihr alle Gruppen.

Gruppe erstellen oder bearbeiten

Tippt auf „Neue Gruppe erstellen“ oder auf eine bestehende Gruppe. Vergebt einen Namen und wählt die gewünschten Berechtigungen.

Mitglieder

In der Gruppendetailansicht seht ihr alle Mitglieder. Für jedes Mitglied könnt ihr:

• Gruppe ändern — in eine andere Gruppe verschieben
• Aus Gruppe entfernen — wird unter „Ohne Gruppe“ aufgeführt
• Benutzer löschen — endgültig entfernen (mit Bestätigung)

Über „Mitarbeiter hinzufügen“ weist ihr bestehende Benutzer der Gruppe zu.

Gruppe löschen

Tippt auf das Papierkorb-Symbol in der Kopfleiste.

News erstellen & verwalten

News erstellen

1. Öffnet Verwaltung → News erstellen.
2. Füllt Titel, Inhalt und Titelbild aus.
3. Optional: Fügt Dateianhänge oder Inline-Bilder hinzu.
4. Optional: Aktiviert „Entwurf“, um den Beitrag zu speichern, ohne ihn zu veröffentlichen.
5. Optional: Wählt ein Veröffentlichungsdatum, um den Beitrag für ein zukünftiges Datum zu planen.
6. Tippt auf Speichern.

Hinweis

Beiträge, die nicht als Entwurf gespeichert werden und kein zukünftiges Datum haben, erscheinen sofort auf der Startseite. Alle Mitarbeiter erhalten eine Push-Benachrichtigung.

News bearbeiten

Öffnet einen bestehenden News-Beitrag und tippt auf das Stift-Symbol oben rechts. Ihr könnt Titel, Inhalt, Bilder, Anhänge sowie den Entwurf-Status und das Veröffentlichungsdatum ändern.

News löschen

Öffnet den Beitrag und tippt auf das Papierkorb-Symbol oben rechts. Bestätigt das Löschen — der Beitrag wird unwiderruflich entfernt.

Events erstellen & verwalten

Event erstellen

1. Öffnet Verwaltung → Event erstellen.
2. Füllt Titel, Beschreibung, Ort, Start-/Enddatum und Titelbild aus.
3. Sichtbarkeit: Leer lassen = für alle sichtbar. Oder bestimmte Gruppen auswählen.
4. Optional: Aktiviert „Entwurf“, um das Event zu speichern, ohne es zu veröffentlichen.
5. Tippt auf Speichern.

Event bearbeiten oder löschen

Öffnet das Event und tippt auf das Stift-Symbol (bearbeiten) oder das Papierkorb-Symbol (löschen). Beim Löschen wird eine Bestätigung angezeigt.

Teilnehmerliste

In der Detailansicht eines Events seht ihr alle Personen, die zugesagt haben.

Nachrichten erstellen

Ausführliche Informationen zum Erstellen von Nachrichten mit allen Optionen (Empfänger, Umfragen, Anonymität, Antwort-Sichtbarkeit) findet ihr unter Nachrichten → Neue Nachricht schreiben.

Downloads verwalten

Ordner

Unter Verwaltung → Downloads verwalten seht ihr alle Ordner. Ihr könnt:

• Neue Ordner und Unterordner erstellen
• Ordner umbenennen oder löschen
• Sichtbarkeit festlegen: Leer = für alle, oder bestimmte Gruppen auswählen

Dateien

Öffnet einen Ordner, um Dateien hochzuladen, umzubenennen oder zu löschen.

Markdown-Dateien erstellen

In jedem Ordner könnt ihr Markdown-Dateien direkt in der App erstellen:

1. Öffnet einen Ordner und tippt auf das +-Symbol.
2. Gebt einen Dateinamen ein — die Endung .md wird automatisch ergänzt.
3. Der Markdown-Editor öffnet sich, in dem ihr den Inhalt verfassen könnt.

Warum Markdown?

Markdown-Dateien eignen sich hervorragend für Richtlinien, Anleitungen, Checklisten oder FAQs — sie können direkt in der App bearbeitet werden, ohne dass eine Datei hochgeladen werden muss. Mehr dazu: Markdown-Leitfaden

Markdown-Dateien bearbeiten

Bestehende Markdown-Dateien könnt ihr jederzeit direkt in der App bearbeiten:

• Stift-Symbol — öffnet den Editor zum Bearbeiten des Inhalts
• Auge-Symbol — wechselt in die Vorschau, um die formatierte Darstellung zu prüfen
• Speichern-Symbol — speichert eure Änderungen

Verbindungen (WebDAV & Kalender)

Unter Verwaltung → Einstellungen → Verbindungen bindet ihr externe Quellen ein:

• WebDAV-Server (Berechtigung „Downloads verwalten“) — spiegelt Ordner und Dateien eines WebDAV-Servers wie NextCloud in die Dokumente.
• Kalender (Berechtigung „Events verwalten“ oder „Mitarbeiter einladen“) — importiert Termine eines CalDAV-Kalenders in den Kalender-Bereich im Tab „Events“.

Die vollständige Anleitung zur Einrichtung, Sichtbarkeit, den Sync-Intervallen und zur Fehlersuche findet ihr unter Verbindungen — WebDAV & Kalender.

Meldungsvorlagen verwalten

Unter Verwaltung → Meldungen verwalten seht ihr alle Vorlagen.

Neue Vorlage

1. Tippt auf „Neue Meldung erstellen“.
2. Vergebt einen Titel und ein Icon.
3. Legt fest, ob Bilder erlaubt sind.
4. Legt fest, ob anonyme Meldungen erlaubt sein sollen.
5. Optional: Gebt E-Mail-Adressen ein, die bei neuen Meldungen benachrichtigt werden sollen.
6. Optional: Schränkt ein, welche Gruppen die Vorlage sehen und nutzen können (Ersteller und Empfänger).
7. Fügt Felder hinzu und tippt auf „Vorlage erstellen“.

Verfügbare Feld-Typen

Feld-Typ	Beschreibung
Überschrift	Abschnitts-Überschrift zur Gliederung des Formulars
Info-Text	Erklärender Text, der nicht ausgefüllt wird
Textfeld	Einzeiliges Freitextfeld
Mehrzeiliger Text	Mehrzeiliges Freitextfeld für längere Eingaben
Datum	Datumsauswahl
Ja/Nein	Einfache Checkbox (Boolean)
Auswahl (Einzeln)	Dropdown mit einer Auswahloption
Radio-Auswahl	Radio-Buttons — nur eine Option wählbar
Mehrfach-Auswahl	Checkboxen — mehrere Optionen wählbar

Felder und Reihenfolge

Mit den Pfeil-Buttons ordnet ihr Felder und Vorlagen in der gewünschten Reihenfolge an. Felder können auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Announcements

Unter Verwaltung → Announcements erstellt und verwaltet ihr Ankündigungen, die als Banner auf der Startseite aller Benutzer erscheinen.

Ankündigung erstellen

1. Tippt auf „Neue Ankündigung erstellen“.
2. Gebt einen Titel und eine Beschreibung ein.
3. Wählt ein Icon aus der Icon-Bibliothek.
4. Wählt eine Farbe für das Banner.
5. Optional: Fügt eine Link-URL hinzu — interne Links (beginnen mit „/“) öffnen sich in der App, externe Links öffnen den Browser.
6. Legt den Zeitraum fest: Startdatum und Enddatum — die Ankündigung wird nur in diesem Zeitraum angezeigt.
7. Tippt auf Speichern.

Ankündigungen bearbeiten und löschen

In der Übersicht seht ihr alle Ankündigungen. Tippt auf eine Ankündigung, um sie zu bearbeiten. Über das Papierkorb-Symbol könnt ihr sie löschen.

Aufgaben

Im Tab Wissen unter dem Segment Aufgaben könnt ihr Aufgaben erstellen und verwalten.

Aufgabe erstellen

1. Tippt auf das + oben rechts.
2. Gebt einen Titel ein (Pflichtfeld).
3. Optional: Fügt eine Beschreibung hinzu.
4. Wählt die Priorität: Niedrig, Normal (Standard) oder Hoch.
5. Optional: Setzt ein Fälligkeitsdatum.
6. Optional: Weist die Aufgabe Mitarbeitern zu — tippt auf „Mitarbeiter zuweisen“ und wählt eine oder mehrere Personen aus. Ohne Zuweisung wird die Aufgabe als eigene Aufgabe gespeichert.
7. Tippt auf Erstellen.

Aufgabe bearbeiten

Öffnet eine Aufgabe und tippt auf das Stift-Symbol oben rechts. Ihr könnt Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und Zuweisungen ändern.

Hinweis

Bearbeiten und Löschen ist nur für den Ersteller der Aufgabe oder Benutzer mit der Berechtigung „Aufgaben zuweisen“ möglich.

Aufgabe löschen

Öffnet die Aufgabe und tippt auf das Papierkorb-Symbol oben rechts. Bestätigt das Löschen.

Einstellungen

Über das Zahnrad-Symbol oben rechts im Tab Verwaltung erreicht ihr die App-Einstellungen. Folgende Optionen sind nur für Administratoren mit der Berechtigung „Mitarbeiter einladen“ sichtbar:

Screenshot-Schutz

Aktiviert den Toggle „Screenshots verhindern“, um Screenshots und Bildschirmaufnahmen in der App zu unterbinden. Diese Einstellung gilt für alle Benutzer.

Feature-Toggles

Ihr könnt direkt in der App bestimmte Funktionen für alle Benutzer ein- oder ausschalten:

Toggle	Wirkung
Aufgaben anzeigen	Blendet den Aufgaben-Bereich im Tab „Wissen“ ein/aus
Events anzeigen	Blendet den Tab „Events“ ein/aus
Kalender anzeigen	Blendet den Kalender-Bereich im Tab „Events“ ein/aus (Termine aus verbundenen externen Kalendern)

Speicherplatz

Am unteren Rand der Einstellungen seht ihr den Speicherplatz-Verbrauch mit einer visuellen Anzeige. Die Aufteilung zeigt:

Kategorie	Was zählt dazu
Downloads	Alle hochgeladenen Dokumente und Dateien
Nachrichten	Anhänge in Nachrichten
News	Bilder und Anhänge in News-Beiträgen
Events	Bilder in Veranstaltungen
Profilbilder	Profilbilder aller Benutzer
Meldungen	Bilder in Meldungen

Speicherplatz freigeben

Wenn der Speicher voll ist, könnt ihr Platz schaffen, indem ihr nicht mehr benötigte Dateien löscht — z. B. alte Downloads unter Verwaltung → Downloads verwalten, Anhänge in nicht mehr relevanten News-Beiträgen oder veraltete Nachrichten.

Branding-Bild

Unter Verwaltung → Branding-Bild ladet ihr ein Bild hoch, das auf der Startseite aller Benutzer angezeigt wird (z. B. Firmenlogo).